Ben jij een pro-actieve, nauwkeurige en allround office-assistent?

(20-24 uur per week)

De office assistent is de representatieve duizendpoot die zin heeft een klein team te ondersteunen!

 

Beeld van de functie

Jij zorgt voor een goed lopend en professioneel secretariaat. Je hebt oog voor wat nodig is, neemt het initiatief als er iets geregeld moet worden en je hebt contact met partner organisaties.

De belangrijkste taken van de functie zijn:

  • Algemene werkzaamheden, zoals agendabeheer van de directeur, bevestiging van afspraken, post- en telefoonafhandeling, versturen van mailings/brieven, aanmelden en ontvangen van bezoekers, digitaal archiveren van (vertrouwelijke) stukken, regelen van relatiegeschenken.
  • Je werkt conceptteksten voor brieven, presentaties nieuwsbrieven en website uit.
  • Je beheert de algemene website van SOON en zorgt dat deze actueel is.
  • Je coördineert het online sollicitatieproces voor kandidaten voor de opleiding, je bent het aaspreekpunt voor vragen en regelt het online proces.
  • Je bereidt de maandelijkse bestuursvergadering voor, notuleert en je pakt actiepunten op.
  • Het bieden van ondersteuning aan medewerkers bij de uitvoering van projecten en programma’s zoals, uitnodigingen versturen, zalen en catering regelen, informatie sturen aan derden, opvragen offertes voor uitvoering van taken.
  • Je beheert de online documentenstructuur en archief, initieert een jaarlijkse ‘opschoonactie’.
  • Je neemt deel aan ict werkgroepen en bent key-user voor O365 en sharepoint.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor uitvoering van de wet-AVG.
  • Je bewaakt de huisstijl.

 

Functie-eisen

  • Afgeronde MBO (secretaresse/management assistent) opleiding; tenminste drie jaar relevante werkervaring
  • Je beheerst het Microsoft Office-pakket (Word, Excel, PowerPoint en Outlook) uitstekend
  • Je hebt ervaring (of wilt je hierin verdiepen) met O365 en SharePoint.
  • Je bent communicatief vaardig, legt gemakkelijk contact en een uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift
  • Je bent in staat de belangrijkste punten uit een complexe discussie te halen en aantekeningen om te zetten in een goedlopend verslag op het juiste niveau
  • Je bent in staat om ook bij een grote hoeveelheid aan taken het overzicht te houden
  • Je hebt een “hands-on”-instelling en je bent een echte team-player.
  • Je profiel: accuraat, organisator, resultaat- en mensgericht, initiatiefrijk, zelfstandig, samenwerkingsgericht, organisatiesensitief

 

Wij bieden

Een veelzijdige functie, bij een organisatie met een belangrijke maatschappelijke missie.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van een jaar. SOON heeft een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket met o.a. een marktconform salaris (afhankelijk van opleidingsniveau en relevante werkervaring), een vakantie-uitkering van 8,33% en een eindejaarsuitkering van 8,33%. Ook krijg je een ruim aantal vakantie-uren en ook extra-vrije-uren (104 uur per kalenderjaar op fulltime basis). De werkuren en dagen zijn flexibel; waarbij de maandagochtend en dinsdag vaste dagen zijn. Spreiding over meer dan drie dagen heeft de voorkeur. 

 

Interesse?
Ben je geïnteresseerd in de functie? Je kunt jouw sollicitatiebrief met curriculum vitae tot 8 maart 2020 sturen naar secretariaat@soon.nl Heb je vragen, neem dan contact op met Sophie Querido, directeur SOON, 06 – 340 944 49.

 

De eerste gespreksronde vindt plaats op maandag 16 maart en de tweede gespreksronde op dinsdag 24 maart.

 

                                    Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

 

 

 

Onze website plaatst enkel strikt noodzakelijke cookies zodat de website goed werkt en we genereren daarnaast anonieme gebruiksstatistieken. Lees hier hoe we omgaan met jouw privacy en gegevens.